Comment créer et utiliser des modèles Dropbox Paper

Tu ne sais pas comment utiliser et créer des modèles dans Dropbox Paper? Dropbox n’est peut-être pas aussi largement utilisé que Microsoft Office ou Google Drive. Mais cela peut être une bonne alternative à utiliser lorsque vous souhaitez avoir vos documents dans le cloud. Des téraoctets de stockage protègent vos fichiers, mais que faire si vous avez besoin d’une plate-forme pour tout lier?

creeer modèles Dropbox Paper

Dropbox Paper est un outil de gestion de documents ce qui peut vous aider à construire une base de connaissances complète. Les modèles sont une aide supplémentaire pour vous aider à démarrer votre travail.

Les modèles Dropbox Paper, comme tous les modèles, sont des exemples prédéfinis qui permettent de gagner du temps. Vous pouvez également convertir n’importe quel document en modèle en un seul clic. Alors, explorons les deux processus pour découvrir à quel point Dropbox est facile à utiliser.

Dropbox propose un bon choix de modèles prédéfinis. Ces modèles conviennent à différentes industries et à vos besoins quotidiens. Certains modèles comme les modèles de notes de réunion sont très utiles et sont couramment utilisés dans toute collection de modèles. Vous pouvez choisir un modèle et ajouter votre propre contenu ou même ajuster la conception en fonction de vos besoins.

Contenu

Comment démarrer un document avec un modèle

  1. Ouvert Dropbox Paper.
  2. Sur l’écran d’accueil, allez à droite et au lieu de cliquer Créer un nouveau document, Sélectionnez Créer avec des modèles.
  3. Une fenêtre déroulante s’ouvre et affiche une sélection de trois modèles par défaut (Brainstorming, Note de réunion, Plan de projet). Vous pouvez choisir d’utiliser l’un des modèles en un seul clic sur les miniatures et lancer votre document.
  4. La fenêtre des modèles affiche tous les modèles. Cliquez sur la flèche déroulante à côté de Tous et vous pouvez filtrer les modèles que vous possédez ou ceux partagés par vos collaborateurs. Tous les modèles que vous créez apparaîtront également ici.
  5. Comme tous les modèles, ce document n’est qu’un modèle. Vous pouvez le personnaliser selon vos besoins en modifiant n’importe quel champ, en-tête ou texte d’espace réservé. Une fois le document terminé, déplacez-le vers un dossier désigné.

Dropbox a également un bibliothèque de modèles avec une sélection très bien catégorisée. Faites défiler jusqu’à celui que vous voulez dans les catégories. Cliquez sur la vignette du modèle souhaité et choisissez Utilise le modèle pour commencer votre document.

Comment créer un modèle à partir d’un document vierge

Il peut transformer n’importe quel document vierge en modèle. Concevez le document et formatez-le avec les outils fournis par Dropbox. Le formatage d’un modèle Dropbox Paper est identique au formatage d’un document. Vous pouvez ajouter des tableaux, des chronologies, des médias, des blocs de code et d’autres éléments à votre modèle. Vous pouvez même ajouter du texte d’espace réservé qui peut servir d’étiquettes pour décrire ce que quelqu’un d’autre peut remplir dans les champs ou les blancs. N’oubliez pas que Dropbox enregistre automatiquement toutes les modifications.

Ensuite, ouvrez simplement le menu Plus (les trois points horizontaux) en haut à droite et cliquez sur Templatize dans le menu déroulant.

Le modèle est créé et Modification du modèle L’en-tête apparaîtra en haut de la page. Une fois le modèle créé, les modifications que vous apportez n’affecteront pas votre document d’origine.

Vous pouvez même ajouter un texte d’espace réservé sélectionner le texte en cliquant sur l’icône de texte dans le menu Format.
Vous pouvez également considérer le document à faire et en faire un modèle. La tâche est masquée jusqu’à ce que vous cliquiez sur le Afficher les tâches en attente bouton en haut à droite. Une fois que vous l’avez affiché, vous pouvez travailler dessus comme un document normal et même l’intégrer à un autre document. Mais pour le rendre plus utile, modifiez-le et faites-en un modèle.

Par exemple, vous pouvez en faire une liste de contrôle que vous pouvez utiliser pour réviser un document ou un projet.

Modification des modèles Dropbox Paper

Vous ne pouvez modifier que les modèles que vous avez créés. Si vous souhaitez modifier un modèle partagé créé par quelqu’un d’autre, créez un document à partir du modèle. Ensuite, modélisez pour créer votre propre copie.

Mais maintenant, que faire si aucun des modèles intégrés ne répond à vos besoins? Dropbox Paper facilite la création de modèles en quelques clics.

Comment partager des modèles créés

Le partage d’un modèle permet à tous les membres de l’équipe de partir de la même base. Passez la souris sur le modèle que vous souhaitez utiliser et cliquez sur l’icône d’édition (elle ressemble à un crayon). Cliquez sur Partager.

Vous pouvez également inviter des collaborateurs à travailler sur un nouveau modèle. Le flux de travail est le même que pour tout document partagé avant le modèle.

Créez des modèles Dropbox Paper n’importe où avec l’application mobile

Vous n’avez pas besoin d’être lié à l’ordinateur pour utiliser l’outil. Utilisez l’application mobile Dropbox Paper dédiée pour créer et gérer vos documents lors de vos déplacements. Le processus est le même.

  1. Téléchargez Dropbox Paper sur iOS ou Android, en fonction de votre appareil.
  2. Une fois téléchargé, installez-le. Lorsqu’elle est prête, ouvrez l’application.
  3. Cliquez sur le signe plus en haut et choisissez un modèle dans la liste qui apparaît à l’écran.


Il existe encore des limitations dans l’application mobile. Vous ne pouvez toujours pas accéder à la bibliothèque de modèles. De plus, la méthode pour «tempérer» un document est manquante. Espérons que Dropbox l’inclura dans les futures versions de l’application.

Dropbox est bien plus qu’un stockage dans le cloud

Dropbox est un outil très utile et puissant. Gagnez du temps et des efforts grâce à ces conseils pour utiliser Dropbox plus efficacement. L’élégance subtile de Dropbox Paper montre qu’il évolue vers une suite de productivité complète. Écrire vos documents ou collaborer sur vos fichiers n’est qu’une façon d’utiliser l’espace dont vous disposez.

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